22 совета по организации зарубежного корпоратива

В июле наша полностью распределенная команда побывала на выездном корпоративе в Турции. Мы отлично отдохнули и продуктивно поработали – провели ряд стратегических сессий, обновили внутренний и выстроили внешний клиентский ряд (о его создании обязательно напишем позже). А так как корпоративные мероприятия за рубежом – один из лучших способов мотивации сотрудников (исходя из результатов нашего Большого зарплатного опроса геймдева СНГ), решили поделиться опытом и дать рекомендации по проведению таких ивентов.

• Обратитесь в проверенное турагентство.
• Не надейтесь на горящие туры, бронируйте по акциям раннего бронирования, так вы сэкономите до 30-40% стоимости тура.
• Если вы покупаете тур, вылет из одной локации, даже если всем нужно собраться для этого в столице той или иной страны, – дешевле. Мы, например, летели из Киева, при том, что часть команды находится за пределами Украины – в Нидерландах и Германии. А назад разлетались уже каждый в свою страну.

• Заранее организуйте логистику к месту совместного вылета.
• Предупредите партнеров, клиентов и подрядчиков о вашем отсутствии. Поставьте соответствующие статусы в Skype, Asana и прочих мессенджерах и таск-менеджерах, добавьте автоответы в почту.
• Не начинайте новые проекты как минимум за неделю до поездки. Мы, например, не брали новые вакансии в работу.

• Избегайте ночных перелетов. Они утомляют, вы впустую потратите первый день. Сотрудники будут отсыпаться. Конечно, чартерные авиалинии могут преподнести вам сюрприз и все равно перенести полет, заявленный в утреннее или дневное время, на ночь.
• Не забывайте при расселении в отеле просить номера поблизости, на одном этаже или в одном корпусе, чтобы меньше усилий тратить на координацию и сборы.

• Уделите особое внимание наличию интернета в отеле. Заложите в бюджет покупку местных сим-карт.
• Некоторая сувенирка идеальна для полетов, в следующий раз сделаем как Appodeal), плюс бутылки для воды, например, тапули и другие полезные в поездках вещи.

• Выбирайте для корпоратива комфортные по температуре отели. Или готовьтесь к тому, что в жару продуктивность митингов и брейнштормов будет ниже. Проводите их не на пляже или у бассейна, а в номере или в конференц-зале.
• Если вас едет менее 10 человек, вы можете с комфортом разместиться в номере, не тратя дополнительный бюджет на аренду конференц-залов.

• Расселите сотрудников, исходя из совпадения их биоритмов. Утренние подъемы будут в радость и никто не будет дуться на поздние приходы коллег в номер.
• Планируйте активности с учетом баланса между отдыхом и работой. Например, при 5-дневной поездке лучше не закладывать бизнес-активности на первый и последний день. Посвятите их минимальному количеству командообразующих лайтовых активностей и свободному времени.
• Если вы поехали на море, то рекомендуем заранее запланировать время командного взаимодействия на самые жаркие часы. У нас это было с 11-00 до 16-00 с часовым перерывом на обед. Так все успеют искупаться в море и потусить у бассейна и утром, и вечером.

• При планировании рабочих активностей, не будьте самонадеяны, особенно если хотите вовлечь в активности новичков и джунов. Мы, например, реализовали только 30% адженды.
• Следите за таймингом рабочих встреч. Если видите, что обсуждение затянулось и задача не решается, переносите митинг на следующий день или временной слот.
• Если у вас подходят даты закрытия испытательного срока (ИС), то сложно представить лучшее место для поздравления с его успешным прохождением. Так, мы закрыли на корпоративе сразу два ИС.
• Поработайте над стратегией. Уделите внимание как отчету по итогам предыдущего периода, так и обсуждению нового. Сделайте команду “соучастником” формирования новой стратегии.
• Из активностей планируйте те вещи, которые вы постоянно откладываете, но которые могут значительно улучшить ваши процессы и результаты. Мы работали над клиентским рядом.
• Изначально мы рассматривали варианты поездки в несколько стран, но для первой остановились именно на Турции с ее форматом All inclusive. Не нужно заранее выбирать места для питания или тратить массу времени на выбор ресторана и блюд в нем. Вы получаете предсказуемый бюджет и перекладываете заботу о питании на плечи отеля.
• Мы покупали алкоголь в duty free и даже увезли четверть домой на сувениры 🙂 Это позволяет не попасть в лапы All inclusive с вином-виски рекой и похмельем по утрам. Все было чинно-благородно.

Если вы сидите сейчас и раздумываете, проводить корпоратив за границей или ограничиться мероприятием на просторах родного СНГ, выбирайте первый вариант. Он многое вам принесет, окупив те усилия и ресурсы, которые вы в него вложите. Обернется лояльностью и доверием сотрудников, сработает на их удержание, подружит между собой, сплотит вокруг общей цели (особенно актуально для распределенных команд). А при умелом подходе поможет решить и целый ряд стратегических задач. Доказано опытным путем. Чего и вам желаем.